Kategorie
Wiedza

O czym powinny pamiętać zarządy spółdzielni mieszkaniowych – czyli nowe obowiązki spółdzielni

W październiku br. weszły w życie przepisy, które nakładają na osoby zasiadające w zarządach spółdzielni mieszkaniowych dodatkowe obowiązki.

Od 31 października 2021 r. obowiązuje nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ustawa ta reguluje m.in. funkcjonowanie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Jest to system, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych, tj. osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółkami i innymi podmiotami.

Dotychczas obowiązek dokonywania zgłoszeń do CRBR dotyczył przede wszystkim spółek prawa handlowego. Na podstawie ustawy o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw z dnia 30 marca 2021 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 815) krąg podmiotów zobowiązanych do dokonania zgłoszenia do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych został poszerzony m.in. o spółdzielnie oraz spółdzielnie europejskie. Podmioty te są zobowiązane dokonać zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji, tj. od 31 października 2021 r.

Zgłoszenia do CRBR dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji danego podmiotu (w praktyce będzie to zarząd spółdzielni). Dokonuje się go nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie składane jest w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem strony: https://www.podatki.gov.pl/crbr/. Zgłoszenie powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawiera oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do Rejestru o prawdziwości informacji zgłaszanych do Rejestru.

Ustawa zawiera bardzo rozbudowaną definicję beneficjenta rzeczywistego. Celem uproszczenia wskazać należy, że jest to osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad daną jednostką, mająca faktyczną lub prawną możliwość wywierania decydującego wpływu na tę jednostkę. W przypadku spółdzielni za takie osoby uznać należy członków zarządu.

Nie wywiązanie się z obowiązku zgłoszenia do CRBR skutkować może nałożeniem kary pieniężnej na osoby odpowiedzialne za jego wykonanie w wysokości do 1.000.000 zł.

Druga istotna zmiana, która weszła w życie 5 października 2021 r., związana jest z nowelizacją  ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320). Ustawodawca powyższą ustawą dokonał zmiany treści art. 16 ustawy Prawo spółdzielcze, nadając mu nowe następujące brzmienie:

§ 1. Warunkiem przyjęcia na członka jest złożenie deklaracji. Deklaracja powinna być złożona pod nieważnością na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej przesyła się na adres do doręczeń elektronicznych spółdzielni, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. poz. 2320), i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym. Pismo utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Podpisana przez przystępującego do spółdzielni deklaracja powinna zawierać jego imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania, a jeżeli przystępujący jest osobą prawną – jej nazwę i siedzibę, ilość zadeklarowanych udziałów, dane dotyczące wkładów, jeżeli statut ich wnoszenie przewiduje, a także adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 tej ustawy, o ile przystępujący taki posiada, oraz inne dane przewidziane w statucie.

§ 2. Jeżeli spółdzielnia jest jednocześnie instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2020 r. poz. 971, 875, 1086 i 2320), deklaracja, o której mowa w § 1, może być również złożona pod nieważnością w formie dokumentowej w rozumieniu art. 77(2) Kodeksu cywilnego. W takim przypadku do identyfikacji i weryfikacji tożsamości osoby, która ubiega się o przyjęcie na członka, stosuje się przepisy ustawy, o której mowa w zdaniu pierwszym.

Zmiana art. 16 Prawa spółdzielczego polega na umożliwieniu składania deklaracji członkowskiej na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.Zmiany wchodzące w życie od dnia 5 października 2021 r. korespondują z obowiązkiem posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do tzw. bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego nałożonym na spółdzielnie w art. 9 ust. 1 pkt 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z tym przepisem każdy podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS (czyli także spółdzielnie mieszkaniowe) jest obowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Znowelizowane przepisy umożliwiają członkom spółdzielni mieszkaniowych składanie deklaracji członkowskich w formie elektronicznej (możliwość ta dotyczy osób nabywających członkostwo na podstawie deklaracji – czyli osób nabywających odrębną własność lokalu oraz najemców lokali spółdzielczych) poprzez przesłanie ich drogą elektroniczną na adres e-mail spółdzielni. W celu umożliwienia realizacji powyższego obowiązku nie wystarczy jednak posiadanie zwykłego adresu e-mail. Konieczne będzie korzystanie ze specjalnej aplikacji e-dręczenia, pozwalającej na wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej będącej odpowiednikiem rejestrowanej przesyłki pocztowej (poleconej lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).

Do utworzenia adresu publicznego niezbędne będzie złożenie odpowiedniego wniosku do ministra właściwego do spraw informatyzacji. Po uzyskaniu adresu e-mail wpisanego do bazy adresów elektronicznych stanie się możliwe odbieranie deklaracji członkowskich składanych w formie elektronicznej.