Przepisy nowej ustawy prawo zamówień publicznych, obowiązującej od 1 stycznia 2021 roku, wprowadziły szereg modyfikacji instytucji konkursu, mających na celu jej usprawnienie, a także szersze korzystanie z niej przez zamawiających. Istota konkursu pozostała bez zmian. Warto przypomnieć, że zgodnie z definicją ustawową, konkurs jest szczególną formą przyrzeczenia publicznego, w którym zamawiający, przez publiczne ogłoszenie, przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do pracy konkursowej wybranej przez sąd konkursowy. Co istotne konkurs nie jest trybem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a przyrzeczeniem publicznym nagrody, którą może być m. in. zaproszenie autora wybranej w konkursie pracy, do negocjacji w trybie z wolnej ręki lub negocjacji bez ogłoszenia.
Zamawiający może zorganizować konkurs w celu wyboru pracy konkursowej o charakterze twórczym, dotyczącej w szczególności planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, projektowania architektonicznego, projektowania architektoniczno-budowlanego, przetwarzania danych, projektowania z zakresu informatyki oraz zamierzenia innowacyjnego. Przedstawiony katalog nie jest zamknięty, lecz ułatwia on określenie zamówień, przy których konkurs może mieć zastosowanie. Nowością jest dodanie do katalogu ,,projektowania z zakresu informatyki” oraz ,,zamierzenia innowacyjnego”. Najistotniejsze jest, aby konkurs był przeprowadzany w celu wyboru pracy o charakterze twórczym, zatem mającej charakter utworu w rozumieniu prawa autorskiego, do której uczestnik, który złożył wybraną pracę przeniesie autorskie prawa majątkowe.
W odróżnieniu od poprzedniej ustawy, przewidującej fakultatywny charakter konkursu, obecne przepisy wprowadziły zasadę obligatoryjności, w sytuacji gdy zamawiający zamierza udzielić zamówienia na usługi projektowania architektonicznego lub projektowania architektoniczno-budowlanego. Od powyższej zasady zostały wprowadzone trzy wyjątki. Nie ma obowiązku przeprowadzenia konkursu, gdy zamawiający zamierza przeprowadzić zamówienie na wykonanie usług projektowania architektonicznego lub projektowania architektoniczno-budowlanego posiadające element negocjacyjny, tj. w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki. Nie trzeba również stosować konkursu w zamówieniach tego typu o wartościach mniejszych niż tzw. progi unijne – tutaj warto zaznaczyć, iż wartość ta dotyczy usług projektowania, a nie planowanych robót budowlanych (w obecnym stanie prawnym z zależności od typu zamawiającego jest to równowartość kwoty 139 000 euro lub 214 000 euro, tj. 593 433 zł lub 913 630 zł). Ponadto konkursu nie trzeba przeprowadzać, jeżeli przedmiotem zamówienia jest obiekt liniowy w rozumieniu ustawy prawo budowlane – przykładowo takim zamówieniem jest projekt budowy drogi. Nie wymaga on twórczych rozwiązań i odstąpienie od wymogu konkursu, wydaje się w pełni uzasadnione, w szczególności w kontekście długości potencjalnego postępowania.
Nagroda w konkursie ma charakter obligatoryjny. Jest nią nagroda pieniężna lub rzeczowa przyznawana autorowi lub autorom wybranych prac konkursowych albo zaproszenie autora lub autorów wybranych prac konkursowych do negocjacji w celu wykonania usługi na podstawie wybranej pracy konkursowej albo takie zaproszenie wraz z nagrodą pieniężną lub rzeczową. Na gruncie poprzedniej ustawy nagroda w postaci zaproszenia do negocjacji mogła prowadzić jedynie do szczegółowego opracowania pracy konkursowej, zatem wprowadzone zmiana powinna chronić przed sytuacją, w której realizacja zamówienia na usługi projektowania byłaby dokonana przez inny podmiot, niż wygrywający w konkursie.
Kolejną wprowadzoną nowością są dwa rodzaje procedur konkursowych: konkursu nieograniczonego i konkursu ograniczonego, w którym po weryfikacji podmiotowej prace konkursowe mogą składać wyłącznie uczestnicy zaproszeni do składania prac konkursowych.
W dalszym ciągu zachowano etapowość konkursu. W konkursie dwuetapowym w pierwszym etapie zostają wyłonione opracowania studialne, odpowiadające wymaganiom określonym w regulaminie konkursu. W drugim etapie sąd konkursowy, na podstawie kryteriów określonych w regulaminie konkursu, ocenia prace konkursowe wykonane na podstawie opracowań studialnych wyłonionych w pierwszym etapie. W konkursie dwuetapowym zamawiający może również ograniczyć liczbę uczestników konkursu, którzy zostaną zaproszeni do drugiego etapu konkursu, stosując w odniesieniu do opracowań studialnych wszystkie lub niektóre kryteria oceny prac konkursowych określone w regulaminie konkursu.
Bardzo istotną w praktyce nowością, jest możliwość zaproszenia do negocjacji, a tym samym zawarcia umowy, z uczestnikiem, którego praca konkursowa otrzymała drugą w kolejności najwyższą ocenę. Możliwość taką można przewidzieć w regulaminie konkursu, w sytuacji jeżeli negocjacje prowadzone w trybie zamówienia z wolnej ręki, z autorem wybranej pracy konkursowej nie doprowadziły do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Przepisy nowej ustawy wprowadziły również, ograniczenie jawności tych prac konkursowych lub opracowań stadialnych, które nie zostały nagrodzone.
Powyższe zasady stanowią podstawowe reguły, zgodnie z którymi powinien zostać przeprowadzony konkurs. Poza tym zamawiający tak samo jak na gruncie dotychczasowych przepisów organizuje konkurs na podstawie regulaminu zawierającego szczegółowe zasady konkursu, w tym prawa i obowiązki uczestników konkursu. Zapisy regulaminu są wiążące nie tylko dla uczestników konkursu, ale i zamawiającego, który ma ograniczone możliwości dokonywania w nim zmian. Ustawa wskazuje minimalny zakres regulaminu obejmujący m.in. opis przedmiotu konkursu, szczegółową procedurę przeprowadzenia konkursu, wymogi wobec uczestników, skład sądu konkursowego czy środków ochrony prawnej. Dokładne zapoznanie się z regulaminem jest kluczowe przy ewentualnym udziale w procedurze konkursowej. Również z punktu widzenia zamawiającego niezmiernie ważne jest odpowiednie przygotowanie regulaminu, aby spełniał wymogi ustawy i nie pozostawiał wątpliwości w interpretacji jego zapisów. Warto zaznaczyć, iż m. in. w tym celu są przygotowywane rekomendacje prezesa Urzędu Zamówień Publicznych przy udziale podmiotów skupiających przedsiębiorców aktywnych w obszarze budownictwa i architektury. Dokument ten po ustaleniu może stanowić przydatne wytyczne dla zamawiających oraz wskazówki interpretacyjne dla uczestników. Projekt dostępny tutaj: https://www.uzp.gov.pl/strona-glowna/slider-aktualnosci/konkurs-po-nowemu-konsultacje-projektu-rekomendacji/konkurs-po-nowemu-konsultacje-projektu-rekomendacji.
Warto przypomnieć, że sąd konkursowy, który dokonuje ocen składa się z co najmniej trzech osób powoływanych przez zamawiającego, które nie muszą być jego pracownikami, powinny posiadać wiedzę i doświadczenie umożliwiające ocenę zgłoszonych prac, a jeżeli przepisy szczególne wymagają posiadania uprawnień do opracowania pracy konkursowej, to co najmniej 1/3 składu, w tym przewodniczący, powinna posiadać wymagane uprawnienia.
Należy również pamiętać, że w konkursach obowiązują środki ochrony prawnej, o których informacja powinna zostać zawarta w regulaminie. Przysługują one uczestnikowi konkursu, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.
Podsumowując, wprowadzone przez nową ustawę prawo zamówień publicznych zmiany mają charakter nie tylko kosmetyczny i systematyzujący dotychczasowe zapisy. Wydaje się, że wyciągnięto wnioski z przeprowadzanych konkursów i problemów tam się pojawiających. Ponadto ustawodawca ustanawiając w pewnym zakresie obligatoryjność konkursów zmierza do zwiększenia ich roli, co w praktyce przeprowadzania zamówień, w szczególności na usługi architektoniczne, już teraz jest widoczne.
